משרות מזכירות

סוגים שונים של משרות מזכירות

אם בעבר היו פקידה בכל משרד - הרי שכיום יש חלוקה לכמה תתי קטגוריות שמשפיעים לא רק על ההגדרהשל התפקיד אלא על הפעולות שצריך לבצע במהלך יום עבודה רגיל ושגרתי. יש פקידות קבלה שהמקום שלהן הוא בעמדה בכניסה למשרד או לבניין משרדים, הן אחראיות על המגיעים והעוזבים, על הנפקת אישורי כניסה רגליים או כאלה שניתנים לכלי רכב לחניון, הם מנתבות את השליחים שמגיעים ואוספות את המשלוחים שמגיעים אל הלקוחות של הבניין. יש משרות מזכירות רפואית שמתאימות לבתי חולים או מרפאות ונדרש ידע ספציפי לשם מילוי תפקיד זה, כמו שיש גם פקידות למרפאות אסתטיקה או מרפאות שיניים. יש פקידות שמנהלות, כאמור את כל התפעול של המשרד - מזמינות ציוד משרדי, דואגות למצרכים במטבח של המשרד, לוקחות הודעות או נותנות את המענה הראשוני ללקוחות שפונים אל המשרד ומבקשים פרטים אודות שירותים כאלה ואחרים שמוצעים בו.

החשיבות של הפקידה והמזכירה

כיום ידוע שחלק גדול מאד מההצלחה של כל משרד או עסק טמון בתפקוד הטוב, החיובי והיעיל של העובדת בתחום. בהיעדר הפקידה ייתכן ואפילו העובדים בעצמם לא בהכרח יידעו מה עליהם לעשות ואיך יהיה עבורם הכי נכון להתנהל. לפעמים הם אפילו לא יידעו היכן ממוקמים או מאוחסנים פריטים חשובים שהם צריכים לשם עבודה יומיומית ושגרתית. כאשר בוחנים את הקטגוריה של משרות מזכירות בדומה למשרות אדמיניסטרציה חשוב לבחון את הכישורים או דרישות הסף ולוודא שעומדים בהם בצורה מושלמת. יש כיום לא מעט משרדים וחברות שפועלים בזירה הבין לאומית, מה שמצריך שהפקידה גם תשלוט בשפה האנגלית ברמה גבוהה. ברוב המקרים יהיה מדובר בניהול לוחות הזמנים והיומנים של המנהלים והעבודה תהיה יומית, כלומר משעות הבוקר ועד לשעות אחר הצהריים המוקדמות או המאוחרות, כתלות במקום עצמו ובשעות העבודה שבו.